ICS 01.140.20 A14 团体标 准 T/GDCKCJH 006—2020 特种设备检验检测机构档案管理规范 文书档案 Specification for archives management of special equipm ent inspection and testing institutes administrative archives 2020 - 04- 23发布 2020 - 05 - 10实施 广东省测量控制技术与装备应用促进会 发布 全国团体标准信息平台 全国团体标准信息平台 T/GDCKCJH 006—2020 I 前 言 本标准按照 GB/T 1.1 —2009给出的规则起草。 本标准由广东省特种设备检测研究院珠海检测院提出。 本标准由广东省测量控制技术与装备应用促 进会归口。 本标准起草单位：广东省特种设备检测研究院珠海检测院、珠海市安粤科技有限公司、珠海市机电 工程师学会、广东省特种设备检测研究院肇庆检测院。 本标准主要起草人： 刘莎、黄桂林、徐寒、戚政武、程实、罗伟立、黄长明、郭晋业。 本标准为首次发布。 全国团体标准信息平台 全国团体标准信息平台 T/GDCKCJH 006—2020 1 特种设备检验检测机构档案管理规范 文书档案 1 范围 本标准规定了特种设备检验检测机构文书档案管理的术语和定义、一般要求、归档范围及分类、档 案编号和整理、档案移交和装盒、档案保管和利用、档案电子化。 本标准适用于特种设备检验检测机构对文书档案的管理。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 DA/T 1 档案工作基本术语 T/GDCKCJH 00 5—2020 特种设备检验检测机构档案管理规范 总则 T/GDCKCJH 0 12—2020 特种设备检验检测机构档案管理规范 电子档案 3 术语和定义 DA/T 1中界定的， 以及下列 术语和定义适用于本文件。 3.1 文书档案 administrative archives 在党建工作、行政管理以及涉及 特种设备安全法行政职能范围等活动中形成的，具有保存、利用价 值，经过整理而归档的文件材料。包括纸质档案、电子档案。 3.2 件 item 归档文件的整理单位。 3.3 组件 Components 一份文件的组成内容。 4 一般要求 4.1 应界定文件材料的归档范围，划分档案的保管期限，使保存的档案既能反映机构主要职能活动情 况，并维护其历史面貌，且便于保管和利用。 4.2 应遵循文件的形成规律整理归档文件，保持文件之间的有机联系 。 4.3 应区分不同价值整理归档文件 ，以利于 保管和利用。 4.4 归档文件整理应便于计算机管理 ，以符合文档一体 化管理要求。 全国团体标准信息平台 T/GDCKCJH 006—2020 2 4.5 归档文件 的整理过程中， 应保证纸质文件和电子文件 的统一。 5 归档范围及分类 5.1 归档范围 5.1.1 各级机构下发的文件，应包括： a) 上级机构下发的各类文件； b) 代上级机关草拟并被采用的文件的定稿版本； c) 上级领导在视察、检查本机构工作中的重要指示、批示、讲话、题词； d) 同级机构和非隶属机构发布的，非本机构主管业务但需要本机构执行的文件材料。 注1：收文的文件办理机构应是本机构收到文件后领导批办的具体承办机构。 5.1.2 本机构形成的文件，应包括： a) 本机构职能工作中形成的文件材料； b) 本机构内部管理工作中形成的文件材料。 注2：本单位发文办理机 构应是文件的起草机构。 5.1.3 其他文件 ，应包括： a) 具有历史考查意义的文件材料； b) 具有保存价值的文件材料。 5.2 分类 5.2.1 立档机构应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致和稳定。 5.2.2 档案应按年度 —保管期限 —件号进行分类。 5.2.3 文件应以办结年度计算存档时限，文件所属年度应为文件落款年度。跨年度形成的个别文件材 料，如跨年度召开的会议、跨年度处理的案件等，应统一放入办结年度。 5.2.4 类目名应为机构名称，其排列次序如下： a) 国家市场监督管理总局； b) 省市场监督管理局； c) 市市场监督管理局； d) 省特种设备检测研究院； e) 其他机构。 5.2.5 档案资料 归档的基本内容及保管期限见附录 A。 6 档案编号和整理 6.1 编号 6.1.1 编号以件为单位，按文件形成的年度 —保管期限 —件号进行排列，档案编号规则参见附录 B.1。 6.1.2 档章结构应包含全宗号、类别号、期限、年度、页数、件号，档章式样及示例参见附录 B.2 。 6.2 编目 6.2.1 档案目录由归档说明、归档文件目录及归档文件目录封面组成，参见附录 C。 6.2.2 归档说明应重点阐述“本单位主要职能业务范围”及“归档情况”。 全国团体标准信息平台 T/GDCKCJH 006—2020 3 6.2.3 归档文件目录应包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数（“件”的总页数）、备注，参 见附录C.2。各要素要求如下： ——件号：文件的顺序编号； ——责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者 ； ——文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识 ； ——题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的， 应全部或部分自拟标题，自拟内容 应外加方括号 “[ ]”； ——日期：主要指文件的形成时间 ，必要时标注收件时间。应 以国际标准日期表示法标注年月日， 如19990909 ； ——页数：每一件归档文件的页面总数 。文件中有图文的页面为一页 ； ——备注：注释文件需说明的情况。 6.2.4 归档文件目录应保存电子版，并打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面 。封面 式样参见附录 C。 6.2.5 归档文件目录封面应设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、类别号，其中全宗名称应为立 档机构名称，且应使用全称或规范化简称。 6.3 组件 6.3.1 件的构成 归档文件应以每份文件为 1件，件的构成应满足以下规定： a) 正文、附件为 1件； b) 文件正文与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为 1件； c) 转发文与被转发文为 1件； d) 原件与复制件为 1件； e) 正本与翻译本为 1件； f) 中文本与外文本为 1件； g) 报表、名册、图册等一册（本）为 1件（作为文件附件时除外）； h) 简报、周报等材料一期为 1件； i) 会议纪要、会议记录一般一次会议 为1件； j) 会议记录一年一本的，一本为 1件； k) 来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可合为 1件； l) 有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为 1件。 6.3.2 件内文件排序 件内文件排序应满足以下规定： a) 归档文件排序时：正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后； 原件在前，复制件在后； b) 不同文字的文本，无特殊规定时：汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文 本在后； c) 来文与复文作为一件时：复文在前，来文在后； d) 有文件处理单或发文稿纸时：正本在前，发 文稿纸和定稿在后；文件处理单在前，收文在后； e) 合同在前，合同流转单在后。 6.3.3 页码编制 全国团体标准信息平台 T/GDCKCJH 006—2020 4 页码应逐页编制，应 分别标注在文件正面右上角 和背面左上角的空白位置。文件材料已印制成册并 编有页码的 ，且拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变 。 6.4 排列 6.4.1 文件应按同一保管期限、同一机构、同一事由的次序进行排列。 6.4.2 不同保管期限的、不同机构的、不同事由的文件材料不应混排。 6.4.3 同一事由中的文件，应按文件形成先后顺序排列。 6.4.4 上级部门和同级部门对本单位来文的，归档时应与本单位相关的文件一起归档。 7 档案移交和装盒 应参照T/GDCKCJH 005—2020第7章执行。 8 档案保管和利用 应参照T/GDCKCJH 00 5—2020第8章执行。 9 档案电子化 应参照T/GDCKCJH 0 12—2020执行。 全国团体标准信息平台 T/GDCKCJH 006—2020 5 A A 附 录 A （规范性附录） 档案资料归档范围及保管期限 A.1 档案资料归档范围及保管期限 档案资料归档的基本内容及保管期限见表 A.1。 表A.1 类目 序号 归档范围 保管 期限 备注 一、上级机关 （一） 会议 文件 1. 上级党政机关召开的有查考价值的会议文件材料 10年 2. 上级业务主管机关召开的业务工作会