ICS 01.140.20 A14 团体标 准 T/GDCKCJH 009—2020 特种设备检验检测机构档案管理规范 声像档案 Specification for archives management of special equipment inspect ion and testing institute s audio -visual archives 2020 - 04 - 23发布 2020 - 05 - 10实施 广东省测量控制技术与装备应用促进会 发布 全国团体标准信息平台 全国团体标准信息平台 T/GDCKCJH 009—2020 I 前 言 本标准按照 GB/T 1.1 —2009给出的规则起草。 本标准由广东省特种设备检测研究院珠海检测院提出。 本标准由广东省测量控制技术与装备应用促进会归口。 本标准起草单位：广东省特种设备检测研究院珠海检测院 、珠海市安粤科技有限公司、珠海市机电 工程师学会、广东省特种设备检测研究院云浮检测院。 本标准主要起草人： 黄永坚、袁少琼、庞慕妮、郭欣欣、张少琼、曾俏慧、戚政武、杨毅、罗伟立、 廖志雄、程新华 。 本标准为首次发布。 全国团体标准信息平台 全国团体标准信息平台 T/GDCKCJH 009—2020 1 特种设备检验检测机构档案管理规范 声像档案 1 范围 本标准规定了特种设备检验检测机构声像档案管理的术语和定义、一般要求、归档范围及分类、编 号及编目、档案移交和装盒、档案保管和利用、档案电子化。 本标准适用于特种设备检验检测机构对声像档案的管理。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。 凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 DA/T 1 档案工作基本术语 T/GDCKCJH 00 5—2020 特种设备检验检测机构档案管理规范 总则 T/GDCKCJH 0 12—2020 特种设备检验检测机构档案管理规范 电子档案 3 术语和定义 DA/T 1中界定的， 以及下列 术语和定义适用于本文件。 3.1 声像档案 audio-visual archives 记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像带 、电子载体 等。 4 一般要求 4.1 应采用原版、原件，底片与照片影像应保持一致。 4.2 应确保图像清晰，声音清楚，底片不得磨损。 4.3 对于需要永久、长期保存，以录音带、录像带和磁带等磁性材料为载体的档案，档案管理单位应 当将其制成光盘。光盘与录音带、录像带和磁带等应同时归档，分别整理、编目、保管，并注明互相参 见号。 4.4 归档的数码照片应按照规定格式和规格制作成光盘保存。 4.5 应附相应的文字说明。 5 归档范围及分类 5.1 档案归档范围 5.1.1 档案归档范围包括： a) 本单位主要职能活动和重要工作成果的声像材料； 全国团体标准信息平台 T/GDCKCJH 009—2020 2 b) 领导或名人参加与本单位有关的重大公务活动的声像材料； c) 本单位组织 或者参加的重要外部活动的声像材料； d) 本单位在重要工程建设、重大技术改造和技术引进中形成的声像材料； e) 本单位或本地区遭遇重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象时，有关本单 位的声像材料； f) 其他具有保存价值的声像材料。 5.1.2 声像档案的保存分为永久和 30年，保管期限见附录 A。 5.2 档案分类 档案管理单位根据载体的类别、 保管期限 、特种设备的类别和从事活动的类别对档案进行层级分类 管理，统一档案编码。档案按照不同载体设置属类，共三个一级属类，分别为照片、光盘和其他类。 6 编号及编目 6.1 编号 档案按不同载体的形成时间排列 编号，结构模式为：大类代号 +一级属类代号 +二级属类代号 +目录 顺序号+案卷顺序号，见附录 B.1。 6.2 编写说明 6.2.1 照片文字说明分为总说明和分说明两种 ,由事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六部分构成。 总说明是对一组照片的说明，概括一组照片的全部信息，见附录 B.2；分说明是对单张照片的说明，见 附录B.3。 6.2.2 光盘说明是对单张光盘的详细说明，见附录 B.4。 6.2.3 其他类说明参照 6.2.1和6.2.2执行。 6.3 编目 6.3.1 档案按载体的类别、 保管期限 、特种设备的类别和从事活动的类别进行编目，包括案卷目录和 卷内目录。 6.3.2 案卷目录的项目应包括序号、载体类型、归档时间、案卷题名、档案号、保管期限等，见附录 C.1。 6.3.3 照片卷内目录的项目包括照片号、照片题名、拍摄时间、照片所在页号、备注等，见附录 C.2。 6.3.4 光盘卷内目录的项目包括序号、光盘编号、题名、摄录时间、备注等，见附录 C.3。 7 档案移交和装盒 档案的移交和装盒参照 T/GDCKCJH 00 5—2020第7章执行。 8 档案保管和利用 档案保管、保护、鉴定、销毁、利用与开发参照 T/GDCKCJH 001 —2020第8章执行。 9 档案电子化 全国团体标准信息平台 T/GDCKCJH 009—2020 3 档案电子化参照 T/GDCKCJH 012—2020执行。 全国团体标准信息平台 T/GDCKCJH 009—2020 4 A A 附 录 A （规范性附录） 声像档案保管期限 A.1 声像档案保管期限 声像档案保管期限表见表 A.1。 表A.1 序号 归档条款 保管期限 1 本单位主要职能活动和重要工作成果的声像材料 永久 2 领导或名人参加与本单位有关的重大公务活动的声像材料 永久 3 本单位组织或者参加的重要外事活动的声像材料 永久 4 本单位在重要工程建设、重大技术改造和技术引进中形成的声像材料 永久 5 本单位或本地区遭遇重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况 和现象时，有关本单位的声像材料 永久 6 其他具有保存价值的声 像材料 永久 7 一般的活动、文体活动的照片、录音、录像、光盘等声像材料 30年 全国团体标准信息平台 T/GDCKCJH 009—2020 5 B B 附 录 B （规范性附录） 编号及编目 B.1 编号 档案编号采用下列规则： F □•□•□-□ 案卷顺序号， 档案的案卷顺序流水号； 目录号， 档案目录的目录顺序流水号； 二级属类代号（册） ,档案册数的顺序流水号； 一级属类代号（载体类别） ： 1代表照片 ,2代表光盘， 3代表其他； 大类代号 :F代表声像档案。 示例：F1▪1▪1-1表示声像档案第 1册中的第 1本目录中的第 1号卷的照片。 B.2 照片总说明 照片档案总说明见表 B.1。 表B.1 照片 档 案 总 说 明 本卷收录了某单位 年～ 年期间重要活动、主要业务职能、上级领导考察检查等活动照片，共 张。 其中： 全国团体标准信息平台 T/GDCKCJH 009—2020 6 B.3 照片分说明 照片档案分说明见表 B.2。 表B.2 照片分说明： 照片题名 : 时 间: 地 点: 摄 影 者: 参见号: 照 片 号: 文字说明 : 底片所在 : 卷 页 号 B.4 光盘分说明 光盘档案分说明见表 B.3。 表B.3 光盘分说明： 序 号 题名(光盘名称 ) 全 宗 号 光 盘 号 光盘类型 文件总数 密 级 保管期限 文件格式 建立时间 责 任 者 相关信息 全国团体标准信息平台